Tijdsregistratie, mogelijkheden en regelgevingen

• Geplaatst op 16 Maart 2023
• Door Perry
• Geplaatst in Tijdsregistratie
• 0

Wat is tijdsregistratie, hoe werkt het en wat zijn de regels voor bedrijven inzake privacy.

Tijdsregistratie is het proces waarbij de werktijden van medewerkers worden bijgehouden en geregistreerd. Dit kan handmatig gebeuren, maar in moderne organisaties wordt tijdsregistratie meestal geautomatiseerd met behulp van tijdsregistratiesystemen.

Enkele voordelen van het gebruik van tijdsregistratie zijn:

1. Nauwkeurige en efficiënte registratie van werktijden: Tijdsregistratie biedt een nauwkeurige en efficiënte manier om de werktijden van medewerkers bij te houden. Het systeem registreert automatisch de tijd die medewerkers aanwezig zijn en hoe lang ze werken, en zorgt ervoor dat deze gegevens accuraat en betrouwbaar zijn.
2. Eenvoudige berekening van salaris en kosten: Met een tijdsregistratiesysteem kunnen salarissen en kosten eenvoudig worden berekend op basis van de gewerkte uren. Het systeem kan automatisch onderscheid maken tussen normale en overuren, en kan de gegevens gebruiken om salarisberekeningen en rapportages te maken.
3. Verbeterde productiviteit en efficiëntie: Tijdsregistratie kan helpen om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren door medewerkers aan te moedigen om op tijd te komen en hun tijd efficiënt te gebruiken. Het systeem kan ook helpen bij het identificeren van problemen zoals vertragingen en afwezigheid, waardoor deze snel kunnen worden opgelost.
4. Vermindering van fouten en fraude: Door het gebruik van tijdsregistratie kan het aantal fouten en fraude bij het bijhouden van de werktijden worden verminderd. Het systeem registreert de tijd automatisch en maakt het moeilijker om de gegevens te vervalsen of te manipuleren.
5. Betere naleving van wet- en regelgeving: Tijdsregistratie kan helpen bij het naleven van wet- en regelgeving met betrekking tot arbeids- en salarisadministratie. Het systeem kan automatisch de gegevens vastleggen die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke vereisten en kan helpen bij het verminderen van risico's op nalevingsproblemen en boetes.

Kortom, tijdsregistratie biedt veel voordelen voor organisaties die de efficiëntie en nauwkeurigheid van hun arbeids- en salarisadministratie willen verbeteren.

Enkele voorbeelden van tijdsregistratiesystemen zijn:
- Safire AC3003KEMD-IP met vingerafdrukscanner, RFID kaartlezer met twee-factor pincode beveiliging
- Safire AC3011KEMD-IP met vingerafdrukscanner, RFID kaartlezer met twee-factor pincode beveiliging

Sinds mei 2019 is het in heel de Europese Unie verplicht voor bedrijven om een duidelijke en goed kloppende tijdsregistratie te hebben.
(https://www.rtlnieuws.nl/economie/life/artikel/4711696/europees-hof-justitie-verplicht-prikklok-bedrijven-rechtszaak)
Dit is voortgekomen uit een rechtszaak van een Spaanse vakbond tegen de Deutsche Bank in Spanje.

Een belangrijk aspect om in acht te nemen is, hoe worden de gebruikersgegevens bewaard en wat vinden de gebruikers hiervan?

Het opslaan van biometrische gegevens, zoals vingerafdrukken, valt onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die regels oplegt voor de verwerking van persoonlijke gegevens.

Volgens de AVG zijn biometrische gegevens bijzondere categorieën van persoonsgegevens en daarom onderworpen aan strengere vereisten voor gegevensbescherming dan andere gegevens. Het opslaan van deze gegevens moet worden beperkt tot wat strikt noodzakelijk is en alleen worden gebruikt voor het specifieke doel waarvoor ze zijn verzameld.

Hieronder vindt u enkele bronnen die meer informatie bieden over de AVG en biometrische gegevens:

1. Autoriteit Persoonsgegevens - Biometrische gegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/identificatie/biometrie?qa=biometrie
2. European Data Protection Board - Guidelines on the processing of personal data through video devices: https://edpb.europa.eu/sites/default/files/files/file1/edpb_guidelines_201903_video_devices_en_0.pdf
3. Europese Commissie - Algemene verordening gegevensbescherming: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_nl

Organisaties die biometrische gegevens, zoals vingerafdrukken, willen verzamelen en opslaan, moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de vereisten van de AVG. Dit kan onder meer betekenen dat ze de gegevens alleen verzamelen als het noodzakelijk is voor het specifieke doel, de betrokkenen informeren over de gegevensverwerking en ervoor zorgen dat de gegevens veilig worden bewaard en niet langer dan nodig worden bewaard.

In het verleden is hier reeds een boete opgelegd aan een bedrijf, dit bedrijf heeft zich niet gehouden aan de strenge richtlijnen van de AVG. Er werden vingerafdrukken gebruikt voor tijdsregistratie zonder de uitdrukkelijke toestemming van haar medewerkers.

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/boete-voor-bedrijf-voor-verwerken-vingerafdrukken-werknemers  

Bij ons kunt u terecht voor een duidelijk advies om tot het voor u juiste systeem te komen. Neem vrijblijvend contact op met 0485-746001 of stuur een email met uw wensen naar [email protected].